Termes de Référence
Consultance en appui à l’organisation d’un séminaire et d’un cycle de conférences - débats sur la biodiversité - Organisation d’événements
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1. Contexte et justification du besoin
Les îles du sud-ouest de l’océan Indien forment un des points chauds de biodiversité mondiale, abritant divers types d’écosystèmes marins et terrestres et des ensembles uniques de flore et de faune avec un haut niveau d'endémisme. Outre leur importance pour la conservation, la biodiversité unique de la région est une ressource importante qui soutient les moyens de subsistance locaux et le développement économique, par exemple grâce aux activités de pêche et de tourisme. On parle ainsi de « capital naturel ». Cependant, la région souffre également de défis environnementaux et sociaux pressants qui menacent ces ressources naturelles, les moyens de subsistance et les options de développement. La dégradation et la perte croissantes de la biodiversité dans la région sont principalement causées par les activités humaines, y compris les activités économiques qui contribuent aux cinq principales causes de l’érosion la biodiversité : 1) le changement climatique, 2) la pollution des sols, de l'eau et de l'air, 3) le changement d’usage des terres et de la mer, 4) la surexploitation des ressources naturelles et 5) la propagation des espèces exotiques envahissantes. Alors que les entreprises peuvent directement ou indirectement avoir un impact sur la biodiversité, nombre d'entre elles dépendent également des services et des produits que la nature fournit. Pour les îles de l'océan Indien, par exemple, des populations de poissons en bonne santé, des terres productives et des paysages et écosystèmes naturels pittoresques tels que les récifs coralliens sont tous des atouts naturels essentiels qui soutiennent et alimentent des secteurs économiques clés tels que l'agriculture, la pêche et le tourisme.
Les risques associés à cette érosion sont multiples : raréfaction et hausse des coûts des matières premières, perturbations des chaînes d’approvisionnement, disparition d’infrastructures naturelles essentielles comme les zones humides, et vulnérabilité accrue face aux catastrophes naturelles. De plus, l’évolution des réglementations environnementales et l’essor des exigences en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) amplifient les pressions juridiques et réputationnelles pour les acteurs économiques. Dans ce contexte, la nécessité d’intégrer la préservation du capital naturel dans les stratégies d’entreprise n’est plus une option, mais un impératif.
L’Accord de Kunming-Montréal, adopté en 2022 dans le cadre de la 15e Conférence des Parties (COP15) à la Convention sur la diversité biologique (CDB), marque une avancée majeure en définissant un cadre mondial pour enrayer la perte de biodiversité et promouvoir un développement économique plus durable. Son objectif phare vise à protéger 30 % des terres et des océans d’ici 2030 et à restaurer les écosystèmes dégradés, tout en intégrant les préoccupations de biodiversité dans l’ensemble des politiques sectorielles et économiques. Pour les entreprises, cela implique d’adopter des approches plus responsables et de s’engager dans des trajectoires de transition vers des modèles économiques régénératifs.
Dans cette optique, il est essentiel de renforcer la sensibilisation et la mobilisation des acteurs économiques pour qu’ils puissent mesurer leur impact sur la biodiversité et identifier des solutions adaptées à leurs secteurs d’activité. Le cycle de conférences-débats organisé par Cap Business Océan Indien vise précisément à créer des espaces de dialogue, de plaidoyer et de partage d’outils concrets pour accompagner cette transition. En réunissant expert(e)s, entreprises et parties prenantes régionales, ces échanges permettront d’apporter une meilleure compréhension des enjeux, de promouvoir des initiatives exemplaires et de favoriser l’émergence de stratégies durables adaptées aux réalités de l’océan Indien.
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2. A propos de Cap Business Océan Indien
Cap Business Océan Indien est un acteur clé de la coopération économique régionale. L’association de droit mauricien est enregistrée sous l’appellation Union des Chambres de Commerce et d’Industrie de l’océan Indien (UCCIOI). Créée en 2005, l’association regroupe les chambres de commerce et d’industrie ainsi que des organisations professionnelles des Comores, de Madagascar, de Maurice, de Mayotte, de La Réunion, et des Seychelles. Elle est aujourd’hui le porte-parole du secteur privé de la région sur de nombreux dossiers relatifs aux enjeux communs aux territoires de la zone. Sur la base de sa Feuille de Route 2021-2026, l’association entend désormais renforcer son action vers la mise en œuvre de solutions régionales plus justes, durables et résilientes. Dans sa feuille de route, l’association a fait de la biodiversité un axe transversal qui guidera toutes ses actions au cours des cinq prochaines années. C’est ce qui l’a conduite à signer, en mai 2022, une convention de financement avec Expertise France dans le cadre du programme régional Varuna, afin de mettre en œuvre le projet Business For Biodiversity (B4B). Ce projet vise à sensibiliser, accompagner et renforcer les capacités des entreprises à intégrer les enjeux de la biodiversité et du capital naturel dans leurs stratégies et pratiques.
Cap Business Océan Indien se positionne comme un catalyseur pour faciliter cette transition écologique. En 2021, elle s’est dotée d’une feuille de route pour rassembler les acteurs afin d’identifier les enjeux communs, participer à la recherche de solutions et accompagner les porteurs de projet. La Feuille de Route 2021- 2026 de l’association est construite sur 5 secteurs d’activités prioritaires et 4 marqueurs transversaux :
Secteurs prioritaires Marqueurs transversaux
Tourisme durable
Energie et construction
Economie bleue collaborative
Agriculture et agro-industrie
Connectivité Inclusion
Economie circulaire
Biodiversité
Stratégie bas-carbone

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3. A propos du programme VARUNA et du projet Business for Biodiversity (B4B)
Le programme Varuna est financé par l’AFD pour 5 ans (2022-2026) et Expertise France, avec une unité de gestion basée à Madagascar, est responsable de la coordination de l’ensemble des opérations mises en œuvre par Expertise France et un groupe de 7 porteurs de projets :
• L’Union des chambres de commerce et d’industrie de l’océan Indien / Cap Business Océan Indien,
• Réserves Naturelles de France (RNF),
• L’université de Maurice,
• L’université des Mascareignes,
• Le Centre de Coopération Internationale en Recherche Agronomique pour le Développement (CIRAD),
• L’Institut de Recherche pour le Développement (IRD), en lien avec le Muséum National d’Histoire Naturelle (MNHN),
• Les Naturalistes de Mayotte.
L’objectif global du programme Varuna est de contribuer à stopper la perte de la biodiversité du hotspot, au bénéfice des habitants de la région, à travers la sensibilisation, le renforcement des capacités et la mutualisation des efforts de l'ensemble des acteurs publics, privés et de la société civile.
Le programme Varuna est structuré autour de 3 axes d’intervention :
• Structurer des réseaux d’acteurs régionaux pour inciter des efforts coordonnés de préservation de la biodiversité
• Soutenir l’intégration des enjeux de transition écologique auprès des acteurs économiques
• Encourager la contribution de la recherche au dialogue Science – Société à propos de la biodiversité.
La biodiversité étant un axe transversal qui guidera les actions de l’association au cours des années à venir, c’est ce qui l’a conduit à signer, en mai 2022, une convention de financement avec Expertise France dans le cadre du programme régional Varuna. Avec ces fonds, Cap Business Océan Indien finance la mise en œuvre du projet Business for Biodiversity (B4B) dans les six territoires de la région jusqu’en 2025 pour atteindre les résultats suivants :
1. Les acteurs économiques au niveau de la région échangent et sont sensibilisés sur les enjeux de la biodiversité et le capital naturel
2. La capacité des entreprises à mesurer leur impact sur la biodiversité et à intégrer les enjeux du capital naturel dans leur pilotage est renforcée
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4. Contexte de la mission
1. Le séminaire sur la Biodiversité
Dans le cadre du projet Business for Biodiversity (B4B) et notamment de l’activité intitulée « Participation du monde académique et opérateurs économiques de la région au Forum Économique des Îles de l’Océan Indien pour sensibiliser le secteur privé », Cap Business Océan Indien organise en août 2025 le séminaire « The Move », un événement entièrement dédié à la biodiversité qui se tiendra en présentiel à Madagascar. Ce séminaire vise à mobiliser les acteurs économiques de la région autour des enjeux de biodiversité et à favoriser l’intégration du capital naturel dans les stratégies d’entreprise.
Face à l’urgence du déclin de la biodiversité dans l’Océan Indien, The Move vise à initier une dynamique collective favorisant la collaboration entre les îles et l’intégration des enjeux de biodiversité et environnementaux dans les pratiques économiques. Loin d’un format classique de forum, The Move ambitionne une forme plus hybride, retraite professionnelle et séminaire immersif, offrant à la fois des contenus denses, techniques et informatifs sur la biodiversité régionale, tout en laissant la place a des moments de répit et neutres, favorisant l’interaction entre participant(e)s et la réflexion. Les participant(e)s auront l’opportunité d’assister à des conférences inspirantes, de découvrir des projets régionaux exemplaires, mais aussi de prendre part à des ateliers pratiques et des activités en pleine nature.
Question directrice de l’événement : « Comment mobiliser les acteurs économiques et institutionnels de l’océan Indien pour une action collective en faveur de la biodiversité ? ».
L’objectif final souhaité est que chaque participant reparte avec des idées concrètes, des outils actionnables et des connexions et synergies stratégiques pour avancer sur leur engagement, initiatives et intégration de la biodiversité dans leur modèle d’affaires.
2. Le 2nd cycle de conférences-débats
Dans le cadre de l’activité intitulée « Organisation d’espaces d’échanges et de partage d’expériences entre les entreprises pour faciliter l’appropriation d’outils de mesure de l’impact des activités économiques sur la biodiversité », Cap Business Océan Indien organise en 2025-2026 un cycle de cinq conférences-débats destinées au secteur privé.
Ces conférences-débats seront des espaces de dialogue structurés, favorisant une approche participative et interactive autour de thématiques stratégiques liées à la biodiversité. Contrairement à un format de conférence descendante, chaque session encouragera l’échange entre intervenants et avec l’audience, avec un accent mis sur le partage d’expériences et la co-construction de solutions adaptées aux réalités des entreprises de la région.
Le cycle de conférences se déroulera sous un format mixte avec quatre conférences en distanciel pour toucher un large public régional et faciliter l’accès aux entreprises situées sur les 6 territoires de l’Océan Indien encadrés par le projet. Mais également une conférence en format hybride (présentiel + distanciel) qui aura lieu durant le séminaire, offrant un cadre propice aux discussions approfondies et aux rencontres stratégiques.
Les échéances pressenties pour ce cycle de cinq conférences - débats sont :
• Juin 2025
• Aout 2025 (conférence hybride durant le séminaire)
• Octobre 2025
• Décembre 2025
• Février 2026
Chaque session suivra une approche dynamique et engageante, comprenant un panel d’experts et d’acteurs économiques partageant leurs retours d’expérience et bonnes pratiques sur la thématique de la session choisie, un(e) modérateur(trice) structurant les échanges et favorisant l’interaction, une session de questions-réponses avec l’audience pour approfondir les enjeux soulevés, ainsi qu’un volet technologique avec traduction en direct et diffusion en ligne pour garantir une large accessibilité régionale.
Quelques thématiques envisagées, qui seront affinées en concertation avec le/la consultant(e) recruté(e), incluent :
• Biodiversité et résilience des territoires : Comment la protection de la biodiversité peut-elle soutenir l’économie des îles de l’océan Indien à mieux faire face aux aléas climatiques et aux catastrophes naturelles ?
• Agriculture et biodiversité : Pourquoi et comment intégrer la protection de la biodiversité dans les pratiques agricoles de notre région ?
• Tourisme et biodiversité : Comment concilier la préservation des écosystèmes avec un tourisme de masse en forte croissance dans nos îles ?
• Climat et biodiversité : Une action climatique en entreprise peut-elle être cohérente et efficace sans prendre en compte la biodiversité ?
• Solutions fondées sur la nature et adaptations écosystémiques : Quels leviers concrets pour protéger la biodiversité en s’appuyant sur des approches basées sur la nature ?
• Risques et opportunités pour les entreprises : Quels sont les impacts financiers et stratégiques liés aux enjeux de biodiversité pour les entreprises de la région ?

L’objectif principal de ce cycle de conférences est d’outiller les entreprises pour qu’elles puissent intégrer la biodiversité dans leur stratégie, en s’appuyant sur des retours d’expérience concrets et des solutions éprouvées.
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5. Recrutement d’un(e) prestataire
Pour assurer la réussite logistique, technique et organisationnelle de ces évènements, Cap Business Océan Indien recrute un(e) prestataire chargé(e) de la coordination et de la mise en œuvre opérationnelle de ces deux activités.
Ce prestataire jouera un rôle clé dans la mise en place d’espaces d’échange et de sensibilisation, en garantissant une expérience immersive et engageante pour les acteurs économiques de la région.
🔹 Durée de la mission : 1 mai 2025 – 1 avril 2026 (11 mois)
🔹 Mode de travail : En présentiel à Madagascar
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6. Objectifs de la mission
L’objectif principal de cette mission est d’assurer la planification, la coordination et le bon déroulement du séminaire The Move, organisé par Cap Business Océan Indien en août 2025 à Madagascar, et du cycle de conférences-débats s’étalant de juin 2025 à mars 2026. Ces événements visent à mobiliser les acteurs économiques et institutionnels de la région autour des enjeux de biodiversité, en leur offrant un cadre immersif et interactif propice aux échanges et à l’élaboration d’actions concrètes.
Dans ce cadre, le ou la consultant(e) aura pour mission de garantir une organisation fluide et efficace des deux évènements, en assurant en amont la mobilisation des participant(e)s et intervenant(e)s, la gestion logistique et technique, ainsi que la structuration de programmes engageant et impactant. Pendant les événements, il ou elle veillera au bon déroulement des activités et à la qualité des échanges. Un suivi post-événement sera également assuré pour capitaliser sur les discussions et retours des participant(e)s.
Le ou la consultant(e) aura notamment pour rôle de :
 La coordination globale de l’événement : Planification, suivi et gestion des parties prenantes pour assurer une organisation fluide et efficace.
 La gestion logistique et technique : Sélection et coordination des prestataires, organisation des déplacements, hébergements et mise en place des espaces, sur la base d’un conference package fixe inclus dans ce marché.
 La supervision administrative et financière : Suivi budgétaire, gestion des contrats et factures, documentation et reporting administratif.
 La planification et exécution du programme : Organisation des sessions, coordination avec les intervenant(e)s et structuration des formats d’animation.
 La communication et gestion des participant(e)s : Coordination des supports de communication, suivi des inscriptions et mise en place de la signalétique.
 La gestion opérationnelle et évaluation : Supervision sur site, gestion des imprévus, collecte des retours et élaboration du rapport final de l’événement.
Cette mission s’inscrit dans une stratégie globale de sensibilisation et de mobilisation du secteur privé, visant à intégrer les enjeux de biodiversité dans les modèles économiques des entreprises de l’océan Indien.
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7. Activités et responsabilités

7.1. Le séminaire sur la Biodiversité
Ce sommet, qui se tiendra à Madagascar à Andasibe (lieu à confirmer), rassemblera les principaux acteurs économiques, environnementaux et institutionnels de l’Océan Indien autour d’une ambition commune : renforcer la mobilisation du secteur privé pour une collaboration régionale efficace en faveur de la biodiversité.
Dans un contexte où la préservation des écosystèmes devient un enjeu stratégique pour la résilience économique et sociale de la région, cet événement offrira une plateforme unique de dialogue, d’apprentissage et de co-construction. À travers une programmation dynamique combinant ateliers collaboratifs, conférences inspirantes, expositions thématiques et animations immersives, les participants auront l’opportunité de partager des expériences, découvrir des solutions innovantes et identifier des synergies pour intégrer la biodiversité au cœur des stratégies d’entreprise et des politiques publiques.
Au-delà des échanges, ce sommet ambitionne de favoriser des engagements concrets et des initiatives régionales, en créant un espace propice à la formation de partenariats durables entre les acteurs clés de l’économie et de la conservation.

Activité 1. Planification et coordination générale
Lieu et logistique générale
La bonne organisation du séminaire repose sur une planification rigoureuse et une coordination efficace de l’ensemble des aspects logistiques, techniques et partenariaux. Le ou la consultant(e) devra veiller à anticiper tous les besoins, assurer une gestion fluide et proactive des différents prestataires et partenaires impliqués, et garantir une expérience optimale pour les participants. Cette mission inclut la gestion du lieu et de la logistique générale ainsi que la mise en place de partenariats stratégiques et la supervision des prestations associées.
Le séminaire se tiendra du 6 au 8 août 2025 à Andasibe, Madagascar, un site choisi pour sa proximité avec un espace naturel protégé et son accessibilité rapide depuis Antananarivo.
L’aménagement du site devra permettre une expérience fluide et agréable pour tous les participants tout en garantissant un cadre optimal pour les différentes activités prévues.
Le ou la consultant(e) sera chargé(e) de :
o Identifier et réserver un lieu adapté, en privilégiant un espace facilement accessible en taxi depuis Antananarivo et proche d’une zone naturelle protégée.
o Aménager des espaces dédiés :
 Salle de conférences principale : Un espace équipé en sonorisation, projection et sièges confortables pour accueillir les conférences et présentations.
 Petite salle de presse : Un lieu réservé aux journalistes et intervenants souhaitant réaliser des interviews ou conférences de presse en toute confidentialité.
 Grand espace d’exposition couvert : Un espace protégé des intempéries et du soleil pour accueillir les stands, panneaux d’exposition, ateliers et activités interactives.
 Espace extérieur sous tentes (style barnum) : Un lieu dédié au networking, à la restauration et aux pauses, ainsi qu’à certaines activités interactives. Les tentes assureront une protection contre les intempéries tout en offrant un cadre aéré et agréable.
 Espaces sanitaires adaptés : Assurer la disponibilité et l’entretien régulier de sanitaires en nombre suffisant pour garantir l’hygiène et le confort des participants.
 Espace cuisine avec équipements pour traiteur : Aménagement d’un espace avec eau, électricité et gaz pour permettre un service de restauration efficace et conforme aux besoins du prestataire sélectionné.
En complément, il conviendra de :
o Vérifier les capacités d’hébergement des participants à proximité du lieu de l’évènement et organiser leur prise en charge si nécessaire.
o Mettre en place un service de transport (taxis/navettes) pour les trajets entre les hôtels et le lieu de l’événement, avec un planning défini.

Partenariats et prestations
Afin d’assurer la qualité et la réussite de l’événement, une stratégie de collaboration avec des partenaires et prestataires sera mise en place. Le ou la consultant(e) devra :
o Identifier et mobiliser des partenaires locaux et régionaux (entreprises, institutions publiques, ONG, universités, etc.).
o Négocier la gestion et l’animation de certaines activités par ces partenaires, afin d’enrichir le programme du séminaire et d’optimiser les ressources disponibles.
o Faciliter le déplacement des partenaires régionaux, en tenant compte des possibilités de financement des participants offertes par Cap Business Océan Indien.
o Recruter des prestataires en fonction des besoins de l’événement et des capacités du ou de la consultant(e), en veillant à la cohérence et à la continuité des services fournis.
o Favoriser l’économie locale en sélectionnant autant que possible des prestataires situés à proximité du lieu de l’événement.
o Superviser la gestion budgétaire en optimisant un budget prédéfini sous forme de conference package, garantissant la réalisation complète des prestations logistiques et techniques requises.
L’objectif est d’assurer une gestion efficace et transparente de toutes les prestations, en mettant l’accent sur la qualité des services, la réactivité face aux imprévus et l’intégration des principes d’écoresponsabilité dans l’ensemble des décisions logistiques et partenariales.

Activité 2. Organisation des contenus et des activités
Conférences & présentations (en salle de conférence)
Le ou la consultant(e) sera chargé(e) de l’organisation, de la coordination et du bon déroulement des conférences et présentations en collaboration avec la chargée de mission, qui constitueront des temps forts de l’événement. Ces sessions réuniront des expert(e)s, panelistes et entreprises autour de thématiques clés liées à la biodiversité, sous forme de présentations suivies d’échanges avec le public.
1) Planification et structuration des conférences :
a) Intégrer les conférences dans la programmation générale en veillant à optimiser l’attention des participants et éviter tout conflit avec d’autres activités majeures.
b) Établir un calendrier précis des présentations, en tenant compte des contraintes logistiques et des disponibilités des intervenants.
2) Sélection et coordination des intervenants :
a) Identifier et confirmer les panelistes ainsi que les expert(e)s devant intervenir lors des différentes sessions.
b) Nommer un(e) ou deux chef(fe)s de file pour chaque conférence, en charge de la coordination des échanges, de la présentation des intervenants et de l’animation des discussions.
c) Assurer la présence et la disponibilité des intervenants avant chaque session.
3) Logistique et mise en place des conférences :
a) Préparer la salle de conférence en amont de chaque session, en s’assurant qu’elle soit adaptée à l’accueil de l’ensemble des participants dans de bonnes conditions.
b) Gérer l’installation et le bon fonctionnement du matériel technique nécessaire aux présentations (microphones, projecteurs, supports numériques, etc.).
c) Anticiper et superviser le bon déroulement des interventions pour réagir efficacement en cas d’imprévus techniques ou organisationnels.
d) Assurer un accompagnement des intervenants sur l’utilisation des équipements techniques ou organiser un support logistique dédié si nécessaire.
4) Coordination de la traduction :
a) Organiser et superviser le système de traduction pour garantir l’accessibilité des interventions aux participants francophones et anglophones.
b) Veiller à la disponibilité des traducteurs et à leur bonne intégration dans le déroulement des conférences.
5) Sujets possibles à traiter lors des conférences :
a) Une conférence-débat en présentiel sur la biodiversité, avec des intervenants en présentiel et à distance.
b) Un focus sur une ou deux entreprises bénéficiaires du programme de coaching lancé par Cap Business OI en avril 2025.
c) La restitution des résultats des analyses sectorielles sur l’impact et les dépendances des secteurs du tourisme et de l’agriculture sur la biodiversité, étude en cours dans le cadre du projet B4B de Varuna.
d) La présentation des résultats de recherches menées par des universités sur la biodiversité et ses interactions avec le monde économique.
e) Des sessions de pitchs par des start-ups présentant des solutions innovantes pour la protection et la restauration de la biodiversité.
Le ou la consultant(e) devra s’assurer que chaque session se déroule de manière fluide et professionnelle, en garantissant un cadre structuré et engageant pour les participants.

Ateliers de sensibilisation
Le ou la consultant(e) sera responsable de la planification, de l’organisation et du bon déroulement des ateliers de sensibilisation en collaboration avec la chargée de mission, qui seront des espaces pédagogiques interactifs accessibles en continu tout au long de l’événement. Ces ateliers, sous forme de stands ou d’espaces ludiques, permettront aux participants de découvrir les enjeux de la biodiversité à travers des mini-jeux et des activités immersives.
1) Conception et mise en place des ateliers :
a) Concevoir et structurer les ateliers en veillant à leur accessibilité et leur attractivité pour tous les participants.
b) Définir les formats d’ateliers adaptés aux espaces disponibles (stands fixes, espaces interactifs, ateliers extérieurs sous tentes barnum, etc.).
c) Assurer une répartition équilibrée entre les ateliers en extérieur et ceux en intérieur, en tenant compte des conditions météorologiques et des besoins spécifiques des activités.
2) Coordination des animateurs et intervenants :
a) Identifier, recruter et coordonner les animateurs(rices) ou professionnel(le)s adéquat(e)s pour la tenue des ateliers.
b) S’assurer de leur présence continue sur les stands et de leur capacité à animer efficacement les activités prévues.
c) Organiser des sessions de briefing en amont pour garantir une homogénéité dans l’animation et les messages transmis au public.
3) Gestion logistique et matérielle :
a) Anticiper et organiser tous les prérequis matériels et logistiques nécessaires (tables, chaises, supports pédagogiques, matériel de jeu, etc.).
b) Veiller à la mise en place et à l’aménagement adéquat de chaque atelier avant l’ouverture de l’événement.
c) Assurer un suivi et une disponibilité pendant toute la durée des ateliers pour intervenir en cas de besoin technique ou organisationnel.
4) Thématiques et exemples d’ateliers :
a) Mini-jeux et quizz : Activités interactives (ex. "Le saviez-vous ?", « Qui suis-je ? », puzzles biodiversité des îles) visant à sensibiliser de manière ludique, en collaboration avec des ONG locales (ex. WWF, Ceta’Mada, etc.).
b) Atelier artisanal : Initiation à la confection artisanale à partir de ressources naturelles, animé par des associations de femmes artisanes malgaches (ex. Natur’L, Art Lanto Design) et des artisan(e)s régionaux(ales) dont le travail est en lien avec la biodiversité.
Le ou la consultant(e) devra garantir une gestion efficace et harmonieuse de ces ateliers, en veillant à leur bon fonctionnement, à l’engagement des participants et à la qualité des animations proposées.

Activités immersives
Le ou la consultant(e) sera chargé(e) de la conception, de l’organisation et de la gestion des activités immersives en collaboration avec la chargée de mission, qui constitueront des moments privilégiés d’échange et d’apprentissage interactif pour les participants. Ces activités seront ponctuelles, organisées en groupe et intégrées stratégiquement à la programmation de l’événement. Elles permettront d’approfondir certaines thématiques liées à la biodiversité tout en favorisant la collaboration et la mise en réseau entre les acteurs présents.
1) Planification et coordination des activités immersives :
a) Définir et structurer un programme équilibré d’activités immersives adaptées aux objectifs de l’événement.
b) Organiser ces activités en parallèle des autres activités à capacité limitée afin d’optimiser la participation et d’éviter les conflits d’agenda.
c) Prévoir plusieurs sessions pour certaines activités afin de permettre à un maximum de participants d’y prendre part.
2) Gestion logistique et matérielle :
a) Identifier les besoins matériels et techniques pour chaque activité et en assurer la mise en place (espaces dédiés, équipements spécifiques, supports pédagogiques, etc.).
b) Veiller à la disponibilité des ressources nécessaires pour garantir le bon déroulement des sessions (accès aux sites de sortie, mise en place des scènes pour les spectacles, matériel collaboratif pour les hackathons, etc.).
c) Assurer une présence continue et un suivi durant chaque activité afin d’intervenir en cas d’imprévu logistique ou organisationnel.
3) Recrutement et coordination des intervenants :
a) Identifier et mobiliser les animateurs(trices), expert(e)s ou professionnel(le)s qualifié(e)s pour animer chaque activité.
b) Assurer une bonne coordination entre les animateurs et les organisateurs pour garantir une fluidité dans l’exécution du programme.
c) Organiser des sessions de briefing en amont pour assurer la cohérence et la qualité des interventions.
4) Mise en place d’un système d’inscription et de gestion des participants :
a) Développer et gérer un système d’inscription rapide et efficace pour chaque activité immersive.
b) Assurer un suivi des inscriptions et envoyer des confirmations aux participants pour éviter toute surcapacité.
c) Prévoir des solutions alternatives pour gérer les listes d’attente et optimiser la participation.
5) Exemples d’activités immersives à organiser :
a) Sortie naturaliste : Excursion guidée en partenariat avec les Parcs Nationaux pour découvrir la biodiversité locale sur le terrain.
b) Spectacle de représentation culturelle malgache : Mise en avant du patrimoine culturel à travers des performances de chant et de danse traditionnels.
c) Fresque de la biodiversité : Atelier collaboratif animé par des expert(e)s du réseau de Cap Business, visant à sensibiliser les participants aux enjeux de la biodiversité à travers une approche ludique et participative.
d) Hackathon thématique : Session de réflexion collective autour de la création d’un groupe d’entreprises régional "Business for Biodiversity", incluant des discussions sur son format, ses contenus, ses modes d’animation et son recrutement de membres.
e) Speed-Networking "Biodiv’Connect" : Séances de rencontres express pour favoriser les échanges et collaborations entre participant(e)s.
Le ou la consultant(e) devra veiller à la bonne exécution et à l’accessibilité de ces activités, tout en assurant une expérience immersive et enrichissante pour l’ensemble des participants.

Espace stands
Le ou la consultant(e) sera chargé(e) de la gestion et de la mise en place de l’espace stands, conçu comme un forum interactif permettant aux institutions, entreprises et professionnels de présenter leurs activités et d’échanger avec les participants. Cet espace favorisera la visibilité des acteurs engagés dans la préservation de la biodiversité et encouragera les synergies entre différents secteurs.
1) Sélection et coordination des exposants :
a) Identifier et inviter les exposants potentiels en accord avec les objectifs de l’événement.
b) Assurer la coordination avec les structures participantes et accompagner leur installation sur site.
c) Veiller à une diversité d’acteurs représentés, incluant :
i) Créateurs et créatrices artisanaux de la région, mais également des artisans régionaux supplémentaires à faire venir selon un potentiel financement disponible de leur part ou de celle de CAPBOI.
ii) Artistes locaux, mettant en avant des œuvres inspirées de la nature et des écosystèmes régionaux.
iii) Représentants du programme Varuna et d’Expertise France.
iv) Entreprises malgaches du réseau de Cap Business Océan Indien (CAPBOI) et, si possible, d’autres entreprises régionales.
v) La Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI).
vi) Universités locales, notamment pour valoriser la recherche et l’innovation en lien avec la biodiversité.
vii) Pépinières endémiques, mettant en avant la conservation et la valorisation des plantes locales.
viii) ONG, qui bénéficieront d’un espace dédié pour assurer leur visibilité en complément de leurs ateliers pédagogiques.
2) Aménagement et gestion logistique de l’espace exposants :
a) Concevoir un plan d’implantation optimisé des stands pour garantir une circulation fluide et une visibilité équitable entre les exposants.
b) Assurer une répartition harmonieuse entre les stands situés en extérieur sous tentes barnum (protection contre le soleil et les intempéries) et ceux installés en espace couvert.
c) Fournir à chaque stand un équipement de base comprenant une table et deux chaises, tout en laissant aux exposants la liberté d’apporter leurs propres supports de communication.
d) Mettre en place une signalétique claire et attractive pour guider les participants vers les stands et faciliter l’identification des exposants.
3) Organisation et suivi du bon déroulement :
a) Superviser l’installation des stands et s’assurer du respect des dispositions prévues en collaboration avec la chargée de mission de Cap Business OI.
b) Être le point de contact des exposants avant et pendant l’événement pour toute question logistique ou besoin spécifique.
c) Assurer une gestion fluide des flux de visiteurs et garantir une expérience optimale pour les exposants et les participants.
Le ou la consultant(e) devra veiller à ce que l’espace stands joue pleinement son rôle de vitrine interactive et de lieu d’échanges productifs entre les acteurs engagés dans la biodiversité et le développement durable.

Espace d’expositions
Le ou la consultant(e) sera chargé(e) de la mise en place et de la gestion de l’espace d’expositions, qui offrira aux participants un accès libre à des contenus pédagogiques et informatifs sur la biodiversité tout au long de l’événement. Cet espace constituera une source de sensibilisation passive, permettant aux visiteurs de s’informer à leur rythme grâce à des supports variés.
1) Conception et sélection des contenus exposés :
a) Valider et organiser les supports à afficher en veillant à leur pertinence et à leur complémentarité.
b) Intégrer des QR codes sur les panneaux pour permettre aux participants d’accéder à des versions numériques enrichies des contenus.
c) Coordonner avec les différentes parties prenantes (Cap Business OI, universités, ONG, entreprises, etc.) pour la récupération et la mise en forme des contenus et des supports.
Les éléments clés de l’exposition pourront comprendre :
d) 7 fiches « état des lieux » de la biodiversité (prévues par CAPBOI) :
i) 6 fiches territoriales et 1 fiche régionale.
ii) Synthèse de l’étude réalisée par Cap Business OI sur l’impact et la dépendance des secteurs du tourisme et de l’agriculture envers la biodiversité.
iii) Accès à une version détaillée en ligne via QR code.
e) Études universitaires infographiques :
i) Résumés d’études académiques sur la biodiversité, présentés sous forme de panneaux visuels.
ii) Possibilité d’organiser des conférences associées à ces études.
f) Fiches d’identités d’espèces endémiques :
i) Présentation des espèces locales et de leur rôle dans l’écosystème.
ii) Collaboration avec des ONG et institutions locales pour l’élaboration du contenu et la création de ces panneaux.
g) Panneau explicatif sur la biodiversité :
i) Présentation générale des enjeux régionaux de la biodiversité.
h) Panneau focus sur une entreprise modèle :
i) Mise en lumière d’une entreprise engagée dans la préservation de la biodiversité, en évitant toute redondance avec les entreprises coachées durant la conférence.
2) Aménagement et gestion logistique de l’espace d’exposition :
a) Concevoir l’agencement des panneaux pour optimiser la lisibilité et l’accessibilité.
b) Prévoir des supports d’affichage adaptés (panneaux autoportants, structures modulables, etc.).
c) Assurer une signalétique claire pour guider les visiteurs.
3) Production et installation des supports :
a) Superviser la mise en page et la production des panneaux en garantissant la qualité des impressions.
b) Installer et vérifier l’ensemble des supports avant l’ouverture de l’événement.
c) Assurer la maintenance de l’espace d’exposition pendant toute la durée de l’événement.
Le ou la consultant(e) veillera à ce que l’espace d’expositions soit à la fois attractif, informatif et facilement accessible aux participants, tout en garantissant une logistique fluide et une valorisation optimale des contenus présentés.

Divers – Installations et services pour les participants
Le ou la consultant(e) sera en charge de la mise en place et de la gestion de plusieurs installations fixes sur le lieu de l’événement, destinées à faciliter l’interaction entre les participants, recueillir des retours d’expérience et encourager le networking.
1) Organisation et installation des dispositifs interactifs :
a) Veiller à ce que chaque dispositif soit installé à un emplacement stratégique pour maximiser son utilisation.
b) Assurer une signalétique claire et des consignes d’utilisation visibles pour chaque dispositif.
c) Gérer la logistique et le matériel nécessaire à leur mise en place et bon fonctionnement.
2) Détails des installations à prévoir :
a) Panier « Drop your Business Card » :
i) Installer un panier ou un bol où les participants peuvent déposer leur carte de visite.
ii) Placer le dispositif à un endroit stratégique (ex : entrée, espace networking).
iii) Prévoir une collecte et un tri des cartes pour une éventuelle restitution sous forme numérique après l’événement.
b) Boîte aux lettres – Questionnaire de satisfaction/Retour d’expérience :
i) Mettre en place une boîte aux lettres accessible pour recueillir des retours des participants via un formulaire papier prêt à remplir.
ii) Préparer et mettre à disposition un questionnaire rapide de satisfaction, en version papier et numérique (via QR code).
iii) Organiser le dépouillement des réponses et compiler un rapport synthétique sur la satisfaction des participants.
c) Mur des Opportunités :
i) Installer un espace dédié où les participants peuvent afficher des annonces de projets ou de recherches de partenariats.
ii) Fournir un modèle de fiche standardisé pour uniformiser les annonces (titre, description, contact).
iii) S’assurer d’une bonne visibilité du mur et encourager les participants à y contribuer.
d) Livre d’or :
i) Mettre à disposition un livre d’or en version papier et/ou numérique.
ii) Intégrer des questions directrices pour guider les retours (ex. : points forts de l’événement, suggestions d’amélioration).
iii) Collecter et analyser les témoignages pour en tirer des enseignements pour les futures éditions.
Le ou la consultant(e) veillera à ce que ces dispositifs soient non seulement fonctionnels et bien intégrés dans l’espace de l’événement, mais également exploités efficacement pour maximiser l’engagement des participants et enrichir les retours pour Cap Business OI.

Programmation de l’évènement
Une programmation structurée et équilibrée est essentielle pour garantir une expérience fluide, engageante et enrichissante pour les participants. Le ou la consultant(e) sera chargé(e) de concevoir et d’optimiser le programme en veillant à alterner intelligemment les temps forts et les moments plus légers propices au networking et au repos, afin de maintenir un bon niveau d’engagement.
1) Élaboration d’un programme détaillé et cohérent sur toute la durée de l’événement
a) Définition d’un fil directeur assurant une progression logique des contenus et des activités.
b) Intégration d’un équilibre entre conférences, ateliers interactifs, expositions et moments de networking.
c) Veiller à la continuité des contenus entre les différentes sessions et formats (salles de conférences, stands, espaces extérieurs).
2) Organisation des temps de pause et de networking
a) Trois pauses journalières dédiées (10h, 12h, 16h) pour favoriser le networking et le bien-être des participants.
b) Assurer qu’aucune activité programmée ne chevauche ces pauses pour éviter toute fragmentation de l’attention.
3) Planification de temps sans conférences ni présentations
a) Intégrer des créneaux libres permettant aux participants de visiter les stands, participer à des discussions informelles ou découvrir les expositions permanentes.
b) Encourager des formats interactifs comme des démonstrations, des rencontres en petits groupes et des échanges spontanés durant les ateliers et activités.
4) Accueil et orientation des participants
a) Mise en place d’une zone d’accueil / point info avec un personnel formé pour guider les participants sur les différentes zones et activités de l’événement.
b) Distribution d’un guide papier ou numérique (via application ou QR code) pour faciliter la navigation et optimiser la participation aux différentes sessions.
5) Séquences institutionnelles
a) Inauguration officielle en début de premier jour
i) Discours d’accueil des co-organisateurs pour présenter l’événement, ses objectifs et la programmation générale.
ii) Introduction des principaux acteurs et partenaires.
b) Session de clôture et remerciements en fin de troisième journée
i) Présentation des résultats clés de l’événement.
ii) Remerciements aux participants, partenaires et sponsors.
iii) Diffusion des informations finales concernant le suivi post-événement (photos, liste des participants, comptes rendus des ateliers, témoignages, etc.).
6) Coordination et optimisation du contenu de la programmation
a) Éviter les chevauchements d’activités et optimiser l’enchaînement des sessions pour une meilleure fluidité.
b) Assurer plusieurs occurrences pour les activités à capacité limitée afin de permettre au plus grand nombre d’y assister.
c) Coordonner les interventions des conférenciers et des animateurs d’ateliers pour garantir une dynamique fluide et engageante.
Le ou la consultant(e) veillera ainsi à proposer une expérience structurée, où les participants auront le temps et l’espace nécessaires pour absorber les contenus, interagir avec les intervenants et maximiser leur engagement dans l’événement.

Activité 3. Gestion technique et équipements
Afin d’assurer le bon déroulement de l’événement, une logistique technique efficace et un aménagement optimal des espaces sont essentiels. Cette section couvre les aspects liés aux équipements audiovisuels et à la retransmission hybride, ainsi que le mobilier et l’aménagement des différents espaces.

Matériel audiovisuel et retransmission hybride
L’événement nécessitera un dispositif audiovisuel performant afin de garantir la qualité des interventions et leur accessibilité pour les participants sur place et à distance.
Équipements et services à prévoir :
• Sonorisation et captation vidéo
o Installation d’un système de sonorisation adapté aux différentes salles et espaces de présentation.
o Mise en place d’un système d’enregistrement vidéo des interventions.
o Micros sans fil pour faciliter les échanges sans contrainte de câbles.
• Retransmission en direct et accessibilité linguistique
o Diffusion en live sur une plateforme publique (ex. YouTube) pour permettre aux personnes à distance de suivre les conférences.
o Utilisation du branding de Cap Business OI et des partenaires pour l’élaboration d’un filtre encadrant les images vidéo retransmises
o Installation d’un système de traduction simultanée avec 2 interprètes et équipements adaptés (cabine de traduction, casques audio) pour permettre une traduction en français et en anglais lors des conférences.
• Équipements numériques et connectivité
o Écrans et vidéoprojecteurs pour la diffusion des présentations et vidéos.
o Connexion internet stable avec répéteurs WiFi couvrant les espaces clés.
o Un groupe électrogène et un système d’ondulation pour prévenir toute coupure de courant, garantissant ainsi la continuité des interventions et du réseau.
o Éclairage adapté pour assurer une visibilité optimale des intervenants et des supports de présentation.

Mobilier et aménagements
L’aménagement des espaces doit favoriser la fluidité de circulation, le confort des participants et l’efficacité des échanges.
Éléments à prévoir :
• Salle de conférences et ateliers
o Tables et chaises : Disposition adaptée pour les conférences, ateliers et expositions.
o Espace panel sur estrade : Salon avec table basse pour offrir un cadre confortable aux discussions et interventions.
o Supports panneaux : Pour les expositions permanentes et les présentations pédagogiques.
• Espaces dédiés aux exposants
o Stands équipés : Chaque exposant disposera d’un comptoir avec une table et deux chaises pour présenter ses activités.
• Espaces de convivialité et restauration
o Tables pour buffet, café/thé et traiteur : Aménagement prévu pour faciliter l’accès aux rafraîchissements.
o Mange-debout (intérieur et extérieur) : Pour favoriser des échanges informels entre les sessions.
o Espaces de restauration assis (intérieur et extérieur) : Tables et bancs/chaises pour un confort optimal.
o Salons extérieurs et zones de networking : Espaces détente aménagés pour favoriser les échanges professionnels dans un cadre plus informel.
• Aménagement extérieur et protection climatique
o Tentes barnum : Protection pour les stands, ateliers et espaces de restauration extérieurs, assurant le bon déroulement de l’événement quelles que soient les conditions météorologiques.
Ce dispositif garantira un cadre fonctionnel, agréable et propice aux échanges pour l’ensemble des participants et intervenants.

Gestion et préparation logistique du site
Le prestataire sera responsable de l’ensemble des opérations liées à la préparation, l’installation, la supervision et la désinstallation des équipements, matériels et décors nécessaires au bon déroulement de l’événement. À ce titre, il devra :
• Assurer la mise en place du site en coordonnant l’installation des infrastructures (scène, stands, signalétique, espaces d’exposition, zones d’animation, etc.), en veillant à l’ergonomie et à l’accessibilité des espaces.
• Superviser l’installation des équipements techniques (sonorisation, éclairage, vidéoprojecteurs, écrans, connexion internet, etc.) et s’assurer de leur bon fonctionnement avant le début de l’événement.
• Gérer la réception et la mise en place du matériel fourni par les partenaires ou prestataires externes, en s’assurant du respect des délais et des consignes.
• Coordonner la désinstallation et le rangement à la fin de l’événement, en veillant à la remise en état du site, au respect des consignes de sécurité et à la gestion des déchets dans une approche écoresponsable.
• Prévoir un plan de contingence pour anticiper et gérer les imprévus techniques ou logistiques susceptibles d’affecter le bon déroulement de l’événement.
Le prestataire devra assurer une coordination étroite avec les équipes techniques et logistiques locales, ainsi qu’avec les fournisseurs et partenaires impliqués, afin de garantir une organisation fluide et efficace.

Activité 4. Invitations et financements d’intervenants et de participants
Pour garantir des échanges riches et productifs lors de l’événement, il est essentiel de réunir une diversité d’acteurs issus des sphères économique, sociale et culturelle. Une invitation ciblée au participants envisagés permettra d’assurer une représentativité équilibrée des parties prenantes des six territoires de la région. Certains participants, intervenants ou non sur un ou plusieurs aspects de la programmation de l’évènement, pourront également bénéficier d’un financement de la part de Cap Business OI pour assurer leur venue et présence.

Catégories d’invités
Les invitations devront être adressées aux acteurs suivants, afin de couvrir l’ensemble des enjeux liés à la biodiversité et au développement durable :
Acteurs économiques et institutionnels
• Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI) : Garantir une représentation des entreprises locales et des secteurs clés.
• Entreprises : Inviter des entreprises des secteurs concernés (tourisme, agriculture, etc.) ainsi que celles du réseau Cap Business OI intéressées par les enjeux environnementaux.
• Représentants d’institutions publiques : Intégrer les acteurs gouvernementaux et agences locales impliquées dans les politiques de régulation et d’aménagement du territoire.
Acteurs scientifiques et techniques
• Chercheurs et universités : Apporter une expertise scientifique sur les impacts et la gestion durable de la biodiversité.
• Représentants de projets phares (ex. Varuna, Expertise France, COI) : Partager des retours d’expérience et identifier des synergies avec d’autres initiatives régionales.
Société civile et initiatives locales
• ONG et organisations environnementales : Apporter une expertise terrain et enrichir les discussions grâce à des expériences concrètes de conservation (ex. WWF, CetaMada, WCS Mada, Parc National Andasibe-Mantadia, Fondation pour les Aires Protégées, Asity Madagascar, etc.).
• Représentants des communautés locales : Valoriser les initiatives locales de préservation et favoriser l’inclusion des populations concernées (ex. commune de Andasibe, district de Moramanga).
• Artisans et artistes : Intégrer des perspectives culturelles et illustrer l’importance de la biodiversité à travers des savoir-faire traditionnels et des créations artistiques.
Secteur financier et innovation
• Représentants de la finance durable : Engager les banques, investisseurs et bailleurs de fonds pour explorer les opportunités de financement des projets environnementaux (ex. AFD, CEPF, UE, MCB, etc.).
• Startups et entreprises innovantes : Mettre en avant les innovations en agriculture durable, tourisme responsable et technologies vertes, notamment à travers des sessions de pitch.
Médias et communication
• Médias et journalistes : Assurer la couverture médiatique et la diffusion des messages clés de l’événement à travers la presse locale et régionale.

Organisation des invitations
Pour assurer une participation représentative et équilibrée, plusieurs étapes clés seront mises en place :
• Rédaction des invitations officielles :
o Élaborer des courriers formels et des invitations adaptées à chaque type d’acteur.
o Inclure une présentation des objectifs et du programme de l’événement.
• Diffusion des invitations :
o Adresser les invitations aux acteurs ciblés via email et autres canaux de communication.
o S’assurer d’une bonne représentativité des acteurs des six territoires de la région.
o Relancer les invités stratégiques pour garantir leur participation.
Cette approche structurée favorisera une mobilisation large et efficace, permettant des échanges enrichissants et des collaborations fructueuses.

Accueil et Hébergement des participants financés
Pour assurer une logistique fluide et un séjour confortable aux participants clés de l’événement, une organisation rigoureuse de l’accueil et de l’hébergement est essentielle.

Finalisation de la liste des participants pris en charge
• Identifier et confirmer la participation de :
o 20 intervenants (experts, représentants institutionnels, entreprises, ONG, etc.).
o 5 journalistes couvrant l’événement pour une visibilité médiatique optimale.
o 5 membres de l’équipe organisatrice de Cap Business OI.
• S’assurer de la diversité des participants en incluant des représentants des 6 territoires de la région pour garantir un échange équilibré entre les différents acteurs économiques.

Transport et logistique de déplacement
• Réservation des billets d’avion pour les participants pris en charge.
• Prise en charge des assurances voyage selon les conditions établies avec Cap Business OI et les prestataires concernés.
• Organisation des transferts aéroport-hôtel-lieu de l’événement :
o Mettre en place des taxis ou navettes pour assurer les déplacements de tous les participants (même non financés) les jours d’arrivée et de départ.
o Prévoir un planning détaillé des horaires de transferts pour optimiser les trajets et éviter les retards.

Hébergement et restauration
• Négociation d’offres d’hébergement avec des hôtels partenaires :
o Sélectionner des établissements offrant des services adaptés (proximité du lieu de l’événement, confort, connexion internet, etc.).
o Obtenir des packages incluant petit déjeuner et dîner pour faciliter l’organisation des repas.
Coordination avec les hôtels pour l’accueil des participants, la gestion des check-ins/check-outs et toute demande spécifique (ex. régimes alimentaires particuliers).

Une planification détaillée de ces aspects garantira le bon déroulement de l’événement et le confort des participants.

Catering & restauration
Pour assurer une expérience culinaire agréable et adaptée aux besoins de tous les participants, la collaboration avec un prestataire de restauration fiable est essentielle. L’offre devra allier qualité, diversité et respect des exigences environnementales.
Organisation des repas et collations
• Buffet déjeuner :
o Un buffet varié (entrée, plat, dessert) chaque jour, mettant en avant les produits locaux et de saison.
o Options disponibles :
 Carné (viande)
 Poisson
 Végétarien
 Végétalien (sans produits d’origine animale)
o Prise en compte des allergies et restrictions alimentaires sur demande.
• Stations de café/thé/eau :
o Mise en place de points de rafraîchissement en libre-service, réapprovisionnés en continu.
o Disponibilité de café, thé, eau plate et gazeuse.
• Buffets de collations/pause :
o Deux pauses par jour (10h et 16h).
o Sélection d’en-cas variés (fruits frais, fruits secs, biscuits artisanaux, snacks salés, snacks sucrés).
o Options végétaliennes incluses.

Engagement environnemental et logistique
• Utilisation de vaisselle réutilisable :
o Assiettes, verres et couverts lavables et réutilisables pour minimiser l’impact environnemental.
o Prestation incluant le nettoyage et la gestion de la vaisselle par le traiteur.
• Coordination logistique avec le service traiteur :
o Assurer une gestion fluide des horaires de service et de la mise en place des buffets.
o Vérifier les besoins en personnel pour assurer un service efficace.
o Prendre en compte les contraintes spécifiques du lieu de l’événement pour l’installation et l’évacuation des déchets.

Une offre de restauration bien pensée garantira un événement convivial, responsable et adapté aux attentes des participants.

Activité 5. Santé, Sécurité & Ecoresponsabilité
Assurer la sécurité et le bien-être des participants est une priorité. Malgré la taille modeste de l’événement, il est essentiel de respecter les réglementations locales et d’adopter une approche écoresponsable.

Santé et Sécurité
• Poste de premiers secours :
o Mise en place d’un point de premiers soins clairement identifié.
o Présence de personnel formé (secouristes) et de matériel médical de base (trousse de secours, défibrillateur si nécessaire).
• Accessibilité pour les PMR (Personnes à Mobilité Réduite) :
o Rampes d’accès aux différentes zones.
o Toilettes adaptées.
o Espaces aménagés pour assurer un confort optimal aux participants en situation de handicap.
• Agents de contrôle et de sécurité :
o Présence de personnel de sécurité pour :
 Surveiller les entrées et sorties.
 Gérer les flux de circulation.
 Intervenir en cas d’urgence.
• Système d’inscription et badges/bracelets :
o Inscription préalable obligatoire pour une meilleure gestion des flux.
o Distribution de badges ou bracelets personnalisés.
o Option d’une fabrication artisanale et locale pour une approche écoresponsable et valorisant le savoir-faire local.

Engagement Écoresponsable
• Équipe de nettoyage et gestion des déchets :
o Mise en place d’une équipe dédiée au nettoyage des espaces communs et des zones de restauration.
o Tri sélectif des déchets en coordination avec les prestataires locaux.
o Collecte et acheminement des déchets vers les centres de traitement conformes aux normes en vigueur.
• Pratiques écoresponsables intégrées dans l’organisation :
o Utilisation de produits alimentaires issus principalement de l’agriculture biologique et locale.
o Favoriser les circuits courts et les fournisseurs engagés dans des pratiques durables.
o Mise en place d’une stratégie bas-carbone (ex. réduction des déplacements inutiles, optimisation de la logistique).
o Encouragement de l’économie circulaire (réduction du plastique, réutilisation de matériaux, partenariats avec des initiatives locales de recyclage).
• Respect des réglementations locales :
o Vérification des normes en vigueur pour l’organisation d’événements.
o Coordination avec les autorités locales pour garantir la conformité des installations et pratiques.

Ces mesures assureront un événement fluide, sécurisé et respectueux de l’environnement, tout en sensibilisant les participants à l’importance des bonnes pratiques en matière de développement durable.

Activité 6. Communication & suivi post-événement
Une communication efficace est essentielle pour maximiser la visibilité de l’événement, attirer un public diversifié et valoriser les participants. Elle se décline en plusieurs phases : avant, pendant et après l’événement.

Supports de communication
L’identité visuelle de l’événement sera soigneusement travaillée en collaboration avec la chargée de communication et la graphiste de Cap Business OI afin d’assurer une cohérence et une visibilité maximales. Différents supports seront conçus en version numérique par la graphiste de Cap Business OI et devront être déployés en version matérielle par le ou la consultant(e) sur le site pour informer et guider les participants, tout en valorisant le cadre et l’ambiance de l’événement. Des roller-banners et un fond de scène viendront habiller les espaces clés, que ce soit pour les conférences ou les zones de networking. Des flyers détailleront les informations pratiques essentielles, notamment les horaires, les plans et les activités prévues. Par ailleurs, des éléments décoratifs comme des compositions florales réalisées par un fleuriste malgache apporteront une touche locale et naturelle. Des goodies en lien avec la biodiversité, créés par des artisans locaux, seront également distribués afin d’offrir un souvenir durable aux participants et de renforcer l’impact de l’événement.

Diffusion & Valorisation de l’Événement
Afin d’assurer une couverture médiatique efficace, cinq journalistes régionaux seront invités et leurs déplacements pris en charge, ainsi que des journalistes malgaches, permettant ainsi un relai local et international de l’événement. Une stratégie de communication digitale sera déployée avant et pendant l’événement, avec une animation active des réseaux sociaux et une diffusion en direct des conférences clés. Une équipe dédiée sera chargée de la captation vidéo et de la photographie, garantissant la production de contenus professionnels mettant en valeur les moments forts et les interventions marquantes.
Après l’événement, un bilan détaillé sera réalisé par le ou la prestataire pour Cap Business OI afin de synthétiser les retours et d’évaluer les impacts. Un questionnaire de satisfaction sera envoyé aux participants afin de recueillir leurs impressions et d’identifier les axes d’amélioration. Enfin, une communication post-événement viendra prolonger l’impact de cette rencontre à travers le partage des moments clés, des témoignages et des contenus visuels sur les réseaux sociaux et via les médias partenaires. L’objectif est d’assurer une visibilité durable et de positionner cet événement comme une référence pour les futures initiatives liées à la biodiversité.

7.2. 2nd cycle de conférences - débats

Activité 1. Modalités de travail et coordination
Le ou la consultant(e) travaillera principalement à distance, en utilisant des outils tels que Microsoft Outlook pour les échanges d’emails et Microsoft Teams comme outils de communication et de gestion de projet. Une adresse email Cap Business OI sera prévue et allouée pour le ou la consultant(e) dans le cadre de cette mission.
Un dossier partagé (OneDrive ou Google Drive) sera mis en place entre le ou la consultant(e) et la chargée de mission biodiversité, dans lequel tous les documents de travail seront enregistrés au fur et à mesure afin d’assurer un suivi efficace.
Une réunion hebdomadaire sera organisée avec la chargée de mission pour faire le point sur l’avancement des tâches, identifier les éventuels blocages et ajuster le planning si nécessaire.

Activité 2. Mobilisation des intervenants & gestion du programme d’une conférence
Le ou la consultant(e) sera chargé(e) de mobiliser les intervenant(e)s et de coordonner l’élaboration du programme de chaque conférence. Dans ce cadre, il ou elle devra identifier les expert(e)s pertinent(e)s et constituer un panel en collaboration avec la chargée de mission biodiversité. Une fois les intervenant(e)s sélectionné(e)s, il ou elle assurera leur prise de contact, facilitera les échanges nécessaires et leur adressera une invitation officielle en s’appuyant sur un modèle fourni par Cap Business.
En complément, le ou la consultant(e) rédigera les notes conceptuelles et le fil conducteur des conférences en lien avec la chargée de mission, afin d’assurer une structure fluide et cohérente des interventions. Il ou elle veillera également à la préparation des supports de présentation et des backslides, garantissant ainsi que le public puisse suivre le fil directeur des échanges et l’identité du paneliste en cours de présentation, et que chaque intervenant(e) dispose du matériel adéquat pour son intervention.
Tout au long du processus, le ou la consultant(e) sera responsable du suivi logistique et technique des intervenant(e)s. Il ou elle prendra directement contact avec eux et conservera une trace des échanges dans le dossier partagé, en s’assurant de tenir informée la chargée de mission en la mettant systématiquement en copie des communications. Par ailleurs, il ou elle devra anticiper au maximum et gérer au mieux les besoins techniques spécifiques de chaque intervenant(e), notamment en ce qui concerne leur connexion internet, leur équipement audio, leurs supports de présentation et la mise en place de la traduction simultanée systématiquement pour le public du français vers l’anglais et inversement.
Pendant la conférence, le ou la consultant(e) pourra assurer, en appui à la chargée de mission, la modération du chat en ligne, en veillant à relever les questions et commentaires pertinents des participant(e)s pour la session de questions-réponses finale. À l’issue des échanges, une session de questions-réponses de 30 minutes sera organisée, permettant aux intervenant(e)s de répondre aux interrogations du public. Le ou la consultant(e) devra ainsi veiller à sélectionner les questions les plus pertinentes et à les transmettre de manière structurée aux panélistes, afin de garantir une interaction fluide et constructive.

Activité 3. Coordination technique et logistique d’une conférence
Le ou la consultant(e) sera responsable de la coordination technique et logistique des conférences, en veillant à ce que tous les aspects liés à la diffusion, à la traduction et à la connectivité soient anticipés et gérés efficacement. Dans ce cadre, il ou elle devra recruter deux interprètes chargé(e)s d’assurer la traduction audio des échanges du français vers l’anglais et inversement, garantissant ainsi l’accessibilité des discussions à un public international.
Il ou elle rédigera également un script ou un fil directeur d’animation destiné au ou à la modérateur(trice), afin de structurer les interventions et d’assurer une fluidité dans les échanges. Ce ou cette modérateur(trice) sera à définir conjointement avec la chargée de mission pour chaque conférence - débat, mais le ou la consultant(e) pourra être amené(e) à exercer ce rôle.
Un prestataire IT et audiovisuel a déjà été identifié et contractualise par Cap Business OI pour la gestion des paramètres technologiques des 4 conférences en ligne. En lien avec ce prestataire IT, il ou elle s’assurera du bon enregistrement intégral de la conférence, la qualité et propreté du son transmis, la diffusion en direct sur la plateforme prévue (YouTube, Facebook ou autre), ainsi que la mise à disposition d’une traduction audio en temps réel pour les intervenant(e)s et le public. Il ou elle assurera également la gestion technique de la plateforme de connexion pour les intervenant(e)s (Teams, Zoom, etc.), en s’assurant que chacun(e) puisse se connecter sans difficulté et en anticipant d’éventuels problèmes techniques. Ces étapes préventives permettront d’assurer une conférence fluide et professionnelle, sans trop d’interruptions liées à des problèmes techniques.
Par ailleurs en fin d’échanges, il ou elle pourra être amenée à assurer la retransmission des questions relevées du chat public aux panélistes pour la session de questions-réponses, afin de favoriser une interaction fluide entre le public et les intervenant(e)s. Il ou elle coordonnera l’ensemble des services de traduction et veillera à leur bonne diffusion en temps réel, garantissant ainsi une compréhension optimale des échanges.
Les modalités des plateformes de diffusion et des services IT seront discutées avec le prestataire technique dédié aux conférences en ligne. Le ou la consultant(e) analysera les différentes options et en rendra compte à la chargée de mission afin de prendre une décision finale.

Activité 4. Conférence hybride à Madagascar (The Move)
Pour la conférence hybride, qui se tiendra en présentiel à Madagascar, le ou la consultant(e) sera en charge de la coordination avec les prestataires chargés de la logistique déjà affilies à l’organisation du séminaire. Il ou elle devra donc veiller à ce que les services fournis soient conformes aux engagements contractuels et aux besoins techniques de l’événement.
Dans ce cadre, il ou elle supervisera la gestion du matériel audiovisuel et de l’enregistrement vidéo, en s’assurant que toutes les conditions techniques nécessaires soient réunies pour garantir une retransmission fluide et de qualité. Il ou elle devra assurer une coordination efficace entre les intervenant(e)s en distanciel et ceux présent(e)s sur place, afin que les échanges se déroulent de manière harmonieuse et sans difficulté technique.
Le jour de l’événement, le ou la consultant(e) sera responsable de l’accueil des panélistes et veillera à répondre à leurs besoins logistiques et techniques. Il ou elle devra être disponible pour clarifier toute modalité technique, anticiper d’éventuels imprévus et accompagner les intervenant(e)s tout au long de leur participation.

Activité 5. Communication
Sur le volet communication, le ou la consultant(e) jouera un rôle de coordination afin d’assurer une visibilité optimale du cycle de conférences, en collaboration étroite avec la chargée de mission. Il ou elle contribuera à la mise en place d’un plan de communication structuré couvrant l’ensemble des événements, en veillant à ce que les échéances et les besoins spécifiques de chaque conférence soient bien anticipés et intégrés dans la stratégie globale de diffusion.
Bien qu’il ou elle ne soit pas responsable de la rédaction des contenus destinés aux réseaux sociaux ou aux autres supports de communication, il ou elle devra maintenir un échange constant avec l’équipe communication pour s’assurer que les informations nécessaires à la promotion des conférences soient transmises en temps voulu. Cette collaboration permettra aux responsables de la communication d’adapter les campagnes et d’assurer une diffusion efficace des messages clés auprès du public cible.

Activité 6. Suivi post-conférence
Après chaque conférence, le ou la consultant(e) assurera un suivi post-événement rigoureux afin de garantir la bonne gestion des livrables et l’évaluation de l’impact des échanges. Il ou elle sera chargé(e) de rédiger un bilan détaillé de la conférence à destination de Cap Business OI, mettant en avant les éléments clés du déroulement, les aspects techniques, ainsi que les points d’amélioration éventuels.
En complément, il ou elle coordonnera la collecte des retours d’expérience des participant(e)s en diffusant une enquête de satisfaction et en analysant les réponses reçues. Ces éléments seront transmis à la chargée de mission afin d’alimenter le reporting global du projet et d’actualiser les indicateurs de performance du projet.
En collaboration avec la rédactrice, le ou la consultant(e) participera également à la valorisation des conférences en l’accompagnant sur l’édition et la diffusion des comptes-rendus sous forme d’articles ou de communiqués de presse.
Chaque conférence se déroulera sur une durée de 1h30 d’échanges, suivie de 30 minutes de questions-réponses. Le ou la consultant(e) ne sera pas responsable de la rédaction d’un compte rendu détaillé des discussions, mais devra s’assurer de la réception de l’enregistrement vidéo fourni par le prestataire IT et de sa transmission à l’équipe de communication et la rédactrice pour assurer la diffusion d’un compte-rendu rédigé si nécessaire.
Enfin, il ou elle devra veiller à la bonne exécution des services du prestataire IT, dont le contrat et le montant du marché ont déjà été définis pour les cinq conférences en ligne.

Activité 7. Documentation et suivi de dossiers
Enfin, le ou la consultant(e) sera responsable du suivi documentaire et administratif de la mission, en veillant à assurer la traçabilité et la conformité des procédures en place. Il ou elle devra prendre connaissance et appliquer les règles de passation de marchés en vigueur pour le recrutement des prestataires et l’achat de services ou de matériel, tout en garantissant leur bonne exécution.
Il ou elle sera également chargé(e) de maintenir à jour l’ensemble des éléments de comptabilité, aussi bien en format numérique que papier, afin de faciliter la préparation des audits financiers. À ce titre, il ou elle assurera un suivi rigoureux des prestataires impliqués dans l’organisation des conférences, en s’assurant que les services fournis, notamment en matière d’IT et de logistique, sont bien conformes aux prestations facturées.
En complément, il ou elle supervisera la gestion des facturations et des demandes de paiement, qu’il ou elle transmettra au responsable financier de Cap Business OI. Il ou elle devra également vérifier que les paiements ont bien été effectués et suivre les transactions associées. Enfin, il ou elle sera en charge de compiler et d’archiver l’ensemble des documents requis pour l’audit financier du projet, garantissant ainsi une documentation complète et conforme aux exigences administratives et comptables.
________________________________________
8. Livrables attendus

8.1. Le séminaire sur la Biodiversité

• Liste des intervenants confirmés et organisation logistique des participants financés
o Identification et confirmation des participants dont les déplacements seront financés.
o Organisation complète de leur venue : transport, hébergement et restauration.
o Préparation des réservations avec les prestataires de voyage et préparation des demandes de paiements pour Cap Busines OI
o Recueil des informations nécessaires pour l’intervention des intervenants (présentations, besoins techniques, agenda de participation, etc.).
• Réservation et confirmation du lieu et des prestataires
o Sélection et réservation du lieu de l’événement avec validation des conditions logistiques et techniques.
o Contrats signés avec les éventuels prestataires (traiteur, audiovisuel, sécurité, transport, etc.), avec factures à l’appui.
o Suivi des services et prestations rendues conformément aux termes de références contractuels des prestataires.
• Documentation complète de l’organisation et gestion comptable
o Dossier administratif et financier consolidé comprenant l’ensemble des contrats, devis et factures.
o Suivi du budget du conference package alloué dans le cadre de ce marché et justification des dépenses en lien avec l’organisation du sommet.
o Justificatifs de réalisations des services et assurance de conformité des livrables
o Appui Cap Business OI pour la préparation des documents nécessaires à l’audit.
• Programme détaillé finalisé et communiqué aux participants
o Élaboration et diffusion du programme détaillé de l’événement, incluant les interventions, conférences et activités annexes.
o Transmission aux participants et mise en ligne sur les supports de communication.
• Organisation et animation des stands, expositions et activités
o Planification et mise en place des espaces d’exposition et de stands.
o Coordination avec les exposants et gestion des aspects logistiques et scénographiques.
o Animation des espaces pour assurer une bonne interaction avec les participants.
o Organisation et mise en place de l’ensemble des activités, ateliers, expositions et stands de l’évènement.
• Plan de communication validé et mis en œuvre
o Élaboration du plan de communication pour l’événement en coordination avec la chargée de communication.
o Déploiement des actions de communication avant, pendant et après l’événement.
o Coordination avec les médias partenaires et gestion des contenus promotionnels.
• Gestion et coordination opérationnelle sur site
o Supervision de l’événement en collaboration avec la chargée de mission.
o Gestion des équipes techniques et logistiques pour assurer le bon déroulement du sommet.
o Mise en place des mesures de sécurité, d’accessibilité et de gestion des flux de participants.
• Rapport final d’évaluation et recommandations
o Rédaction d’un rapport détaillé documentant l’ensemble du processus organisationnel.
o Analyse des points forts et des axes d’amélioration sur la logistique, la programmation et la communication.
o Recommandations stratégiques pour l’organisation des futurs événements de Cap Business OI.

8.2. 2nd cycle de conférences – débats

• Planification pour la totalité du cycle (en collaboration avec la chargée de mission biodiversité)
• Livrables avant chaque conférence :
o Notes conceptuelles et fil conducteur finalisé pour chaque conférence.
o Liste des participants et leurs informations professionnelles détaillées.
o Supports de présentation et backslides avant chaque session.
o Logistique IT et traduction confirmée et en place pour chaque conférence.
o Rédaction du script de chef(fe) de file et animation de la conférence.
• Livrables après chaque conférence :
o Rapport bilan post-conférence.
o Enquête de satisfaction et transmission des résultats à la chargée de mission.
• Livrables supplémentaires pour la conférence hybride :
o Organisation de la logistique présentielle.
o Accueil et accompagnement des panelistes en présentiel.
• Livrables continus :
o Tenue des dossiers et documents comptables.
o Suivi et assurance qualité des prestations de services.
o Facturations et demandes de paiements pour les prestataires.
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9. Calendrier

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10. Confidentialité
Toute information concernant Cap Business Océan Indien dans ce document ou fournie séparément (dossiers d’appel d’offres, etc.) doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Ce dernier accepte de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel. De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.
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11. Droits intellectuels
Tous les actifs intellectuels résultant de ce programme - tous les documents, données, rapports, résultats, et toutes les informations techniques et autres développés en totalité ou en grande partie dans le cadre de cette prestation - appartiennent à Cap Business Océan Indien. L'utilisation, la publication et la diffusion de toute information ou donnée créée dans le cadre de cette étude ne peuvent se faire sans l'accord préalable de Cap Business Océan Indien.