Objet : Lettre d’instructions aux consultants – Demande de proposition – CAPBOI-PPM04-C17 - Analyse des vulnérabilités et identification des secteurs clés pour un modèle économique inclusif et résilient de la région du sud-ouest de l’océan Indien.



Madame/Monsieur

Cap Business Océan Indien (Association enregistrée sous l’appellation Union des Chambres de Commerce et d’Industries – UCCIOI) (ci-après nommé « le Client a obtenu un financement (ci-après dénommé « les fonds ») de l’Agence Française de Développement (ci-après dénommée « l’AFD »), en vue de financer le coût d’une Analyse des vulnérabilités et identification des secteurs clés pour un modèle économique inclusif et résilient de la région du sud-ouest de l’océan Indien , et se propose d’utiliser une partie de ces fonds pour effectuer des paiements autorisés au titre du Contrat pour lequel est émise cette Demande de Propositions.
Cap Business Océan Indien sollicite maintenant des propositions par consultation ouverte en vue de la fourniture des Services de consultants ci-après : Analyse des vulnérabilités et identification des secteurs clés pour un modèle économique inclusif et résilient de la région du sud-ouest de l’océan Indien.
Pour de plus amples renseignements sur les Services de consultants, veuillez consulter les Termes de Référence (TDR) joints.
La présente Demande de Propositions (DP) a été publiée sur le site AFD DG Market.

1) Eligibilité, conflits d’intérêt et pratiques prohibées
L’AFD exige que la procédure de sélection et l’exécution du Marché respectent les règles et conditions de l’AFD concernant l’éligibilité, les pratiques prohibées, les conflits d’intérêt et la responsabilité sociale et environnementale, telles que spécifiées en Annexe 1 – Règles en matière de Fraude et Corruption et Responsabilité Environnementale et Sociale de la Partie 3 – Projet de Marché, et dans la Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et de responsabilité environnementale et sociale (la « Déclaration d’Intégrité ») en annexe de la Lettre de Soumission de la Proposition.
Le Consultant doit signer la Déclaration d’intégrité en annexe de la Lettre de Soumission de la Proposition et s’engage à respecter le contenu de celle-ci.
Aux fins d’application de ces règles, les Consultants (y compris leurs sous-traitants) devront autoriser l’AFD à examiner les comptes, pièces comptables, relevés et autres documents relatifs à la soumission de la Proposition et à l’exécution du Marché (en cas d’attribution) et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par l’AFD.
Il est par ailleurs exigé du Consultant qu’il fournisse des conseils professionnels objectifs et impartiaux, qu’en toutes circonstances il serve avant tout les intérêts de son Client, que lorsqu’il dispense un avis, il s’assure de l’absence de conflit avec d’autres activités et avec les intérêts de sa société, et qu’il agisse sans considération d’une potentielle mission future.
Le Consultant a l’obligation d’informer le Client de toute situation présente ou éventuelle de conflit d’intérêt qui risquerait de le mettre dans l’impossibilité de servir au mieux l’intérêt du Client. Faute d’informer le Client sur l’existence de telles situations, la Proposition du Consultant pourra être rejetée ou son contrat résilié.

2) Validité des Propositions
La période de validité de la Proposition sera de 90 jours calendaires à compter de la date de la soumission des Propositions.
Exceptionnellement, avant l’expiration de la période de validité des Propositions, le Client peut demander aux Consultants de proroger la durée de validité de leur Proposition. La demande et les réponses seront formulées par écrit. Un Consultant peut refuser de proroger la validité de sa Proposition. Un Consultant qui consent à cette prorogation ne se verra pas demander de modifier sa Proposition, ni ne sera autorisé à le faire.
3) Avantage compétitif inéquitable
Pour assurer l’équité et la transparence du processus de sélection, les Consultants qui concourent pour une mission spécifique ne doivent pas bénéficier d’un avantage compétitif du fait qu’ils ont fourni des services de consultants liés à la mission en question. A cette fin, le Client met à disposition les renseignements, rapports et autres documents pertinents afférents au projet lié à la mission à tous les Consultants qui figurent sur la liste restreinte, afin d’aider à la préparation des Propositions :
Sans objet.

4) Représentants de l’Etat et fonctionnaires
Les représentants de l'Etat et les fonctionnaires ne peuvent pas être engagés comme personnel dans la Demande de Propositions, sauf si ce recrutement est conforme au Droit applicable et (i) qu’ils sont en congé sans solde, ont démissionné ou sont retraités ; (ii) qu’ils ne sont pas engagés par l’organisme pour lequel ils travaillaient immédiatement avant leur départ en congé sans solde, leur démission ou leur mise à la retraite ; et (iii) que leur emploi ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts.
5) Groupements et sous-traitance
Si les consultants estiment qu’ils peuvent renforcer l’expertise nécessaire aux Services en s’associant avec un ou plusieurs Consultant(s) sous forme de Groupement, ils peuvent le faire.
Le Consultant ne peut pas sous-traiter la totalité des services.

6) Rémunération
Le Contrat sera un contrat forfaitaire.
Le budget estimé pour ces Services est de 130 000 euros pour un démarrage prévu en mars 2026
La révision des prix ne sera pas autorisée.

7) Préparation des Propositions
Le Consultant supportera tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de sa Proposition, et le Client n’est en aucun cas responsable de ces frais ni tenu de les régler, quels que soient le déroulement ou les résultats du de la procédure de Demande de Propositions.
Les Propositions seront rédigées en français ou en anglais ainsi que toute correspondance entre le Consultant et le Client concernant la Proposition.
La Proposition comprendra les documents suivants :
(a) Une Proposition technique contenant :
- la Lettre de Soumission de la Proposition technique,
- le pouvoir du signataire de la Proposition,
- en cas de Groupement, une copie de l’accord de Groupement conclu par l’ensemble de ses membres détaillant les contributions des membres du groupement et leur partage des tâches,
- la Déclaration d’intégrité signée
- la description de la méthodologie et le plan de travail,
- la composition de l’équipe et les CV des Personnels clé.
La Proposition technique sera établie au moyen des formulaires joints dans le présent dossier de Demande de Propositions. Elle ne doit comporter aucune information financière, ne pas présenter de variante, et un seul CV par Personnel clé doit être présenté, à défaut de quoi, la Proposition sera déclarée non-conforme.
Toute Proposition dont la Lettre de Soumission de la Proposition Technique n’est pas signée ou n’est pas accompagnée du pouvoir ne sera pas considérée.
(b) Une Proposition financière contenant :
- la Lettre de Soumission de la Proposition financière,
- la décomposition de la Proposition financière établie au moyen des formulaires joints dans le présent dossier de Demande de Propositions détaillant la rémunération du personnel et les autres dépenses.
Le Consultant libellera ses prix en une monnaie qui sera l’Euro (EUR).
Les paiements dans le cadre du Contrat seront effectués dans les monnaies autorisées pour la Proposition financière.
La Proposition financière du Consultant identifiera clairement les impôts, taxes et droits applicables tels que décrits à l’Article 25 du Contrat, qui seront estimés et présentés séparément dans les tableaux de prix. Les impôts, droits et taxes applicables dans le pays du Client seront finalisés lors des négociations du contrat et ajoutés au montant hors taxe du Contrat.
L’évaluation de la Proposition financière du Consultant se fera hors impôts, taxes et droits identifiés à l’Article 25 du Contrat.
Une exonération des taxes n’a pas été obtenue pour ce Contrat, tel que spécifié à l’Article 25 du Contrat.
La Proposition financière du Consultant est réputée inclure tous les autres impôts, taxes et droits.

8) Eclaircissements
Toute demande d’éclaircissement concernant cette Demande de Propositions peut être envoyée par écrit à Virginie Lauret à l’adresse direction@capbusiness.io avant le 20 janvier 2026. Le Client transmettra une copie de sa réponse à tous les Consultants, y compris une description de l’objet de la demande de clarification, mais sans en identifier la source.

9) Confidentialité
A compter de l’ouverture des Propositions jusqu’à l’attribution du Contrat, le Consultant ne doit pas entrer en contact avec le Client pour tout motif relatif à la Proposition technique et/ou la Proposition financière. Aucune information relative au contenu, à l’examen, à l’évaluation, à la comparaison des Propositions, ou à la recommandation d’attribution du Marché ne sera divulguée aux Consultants ayant remis une Proposition, ni à toute autre personne non concernée par ladite procédure tant que l’attribution du Contrat n’aura pas été notifiée aux Consultants conformément à l’Article 15 ci-dessous.
Si le Consultant souhaite néanmoins entrer en contact avec le Client pour tout motif relatif à la procédure de sélection, entre le moment où les plis seront ouverts et celui où le Marché sera attribué, il devra le faire uniquement par écrit.

10) Soumission des Propositions
(a) Les Propositions complètes, paraphées et signées doivent être soumises comprenant tous les documents indiqués à l’Article 7 ci-dessus par voie électronique.
L’adresse e-mail pour la soumission des Propositions est la suivante : contrats@capbusiness.io
Les Propositions soumises par voie électronique doivent être sous la forme de fichiers non modifiables (PDF), d’une taille maximum de 8 Mo et protégées par un mot de passe.
Un fichier unique comprendra la Proposition technique et s’intitulera « Proposition technique – Nom du Consultant » et un fichier unique comprendra la Proposition financière et s’intitulera « Proposition financière – Nom du Consultant ». Chacun des deux fichiers de la Proposition soumis électroniquement devra être protégé par un mot de passe différent.
Pour faciliter le processus d’évaluation, les fichiers de la Proposition pourront être demandés sous un format modifiable (Microsoft Word ou Excel) par le Client après les séances d’ouverture des Propositions technique d’une part et financière d’autre part. Les fichiers en format non modifiables feront néanmoins foi en cas de divergences avec les fichiers remis sous un autre format.
Chaque Consultant enverra son mot de passe pour les fichiers de la Proposition technique dans l'heure suivant la date et heure limites de remise des Propositions, à l’adresse e-mail de soumission des Propositions ci-dessus. Après avoir reçu les résultats de la Proposition technique, les Consultants seront invités (par e-mail) à fournir leur mot de passe pour les fichiers de la Proposition financière.
L’envoi du mot de passe avant ces date et heure limites pourra conduire le Client à rejeter la Proposition correspondante.
Le Client confirmera sous 24h la réception et le contenu (nom des fichiers) de chaque dossier de Proposition qu’il aura reçu à l’adresse email ci-dessus. En l’absence d’une telle confirmation reçue de la part du Client sous 24h après envoi de son dossier de Proposition, le Consultant est invité à confirmer avec le Client la bonne réception de son dossier de Proposition.

(b) La limite pour la soumission des Propositions est le vendredi 30 janvier 2026 à 12h00 (Heure de Maurice).

(c) Il reste de la responsabilité du Consultant de faire recevoir son dossier de Proposition au Client avant la date et heure limites de réception des Propositions et selon la méthode de soumission indiquées ci-dessus.

11) Ouverture des Propositions techniques
Les Propositions techniques seront ouvertes par les représentants du Client après la date et heure limites pour la remise des Propositions.
La procédure d’ouverture en ligne est prévue le vendredi 30 janvier 2026 à 14h00 (heure de Maurice).
Elle aura lieu via la plateforme de visioconférence TEAMS. Le lien de connexion est le suivant : Lien. Numéro de réunion : 333 692 138 185 70 . Il est demandé à toute personne qui se connectera d’indiquer son nom, prénom et organisation.
La participation du Consultant à l’ouverture des Propositions techniques est facultative et est laissée au choix du Consultant.
Les mots de passe des fichiers correspondant aux Propositions financières ne seront pas communiqués par les Consultants jusqu’à leur ouverture conformément à l’Article 13 ci-dessous.
Aucun nombre minimum de Propositions reçues n’est requis pour procéder à l’ouverture des Propositions techniques.

12) Evaluation des Propositions techniques
Un Consultant sera choisi selon la méthode de sélection basée sur la qualité et le coût.
Le Client évaluera chaque Proposition technique reçue sur la base de sa conformité la Demande de Propositions, au moyen des critères et du système de points suivant :
Critères
OFFRE TECHNIQUE
Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée 20%
Expérience avérée en analyse des vulnérabilités territoriales, économiques, sociales et climatiques 30%
Composition, qualité et complémentarité de l’équipe de consultants 20%
Approche analytique et opérationnelle, calendrier prévisionnel et organisation du travail 20%
CV 10%
TOTAL 100%

Les Propositions qui ne répondent pas à des aspects importants de la Demande de Propositions ou recevant une note inférieure à la note technique minimum de qualification seront rejetées.
La note technique minimum de qualification (Nt) requise est de : 75%

13) Ouverture des Propositions financières
A l’issue de l’évaluation technique, le Client avisera les Consultants dont les Propositions n’ont pas obtenu la note technique minimum de qualification que leur Proposition financière leur sera renvoyée sans avoir été ouverte à l’issue du processus de sélection et de l’attribution du Contrat. Le Client, dans le même temps, avisera les Consultants qui ont obtenu la note technique minimum de qualification de l’ouverture des Propositions financières par les représentants du Client. Après avoir reçu les résultats de la Proposition technique, les Consultants seront invités (par e-mail) à fournir leur mot de passe pour les fichiers de la Proposition financière à une date et heure qui seront précisés par la suite.
La procédure d’ouverture en ligne se fera par visioconférence à partir de la plateforme TEAMS une heure après l’heure limite de réception des mots de passe par mail.
La participation du Consultant à l’ouverture des Propositions financières par visioconférence est facultative et est laissée au choix du Consultant.

14) Evaluation combinée des Propositions techniques et financières
La note totale de chaque offre sera obtenue par l’addition des notes techniques et financières, après introduction d’une pondération comme suit :
La Proposition financière dont le prix évalué est le moins élevé (Pm) se verra attribuer la note de prix (Np) maximale de 100. La note de prix des autres Propositions sera calculée par la formule ci-après :
Np = 100 x Pm/P dans laquelle "Np" est la note financière du prix P, "Pm" est le prix le moins élevé, et "P" le prix de la Proposition évaluée.
Les pondérations attribuées respectivement à la Proposition technique (T) et à la Proposition financière (F) sont :
T =80,
et
F = 20.
Les Propositions sont classées en fonction de leur note technique (Nt) et de prix (Np) combinées en utilisant les pondérations (T = la pondération attribuée à la Proposition technique ; F = la pondération attribuée à la Proposition financière ; T + F = 1) comme suit :
N = Nt x T% + Np x F%.
Le Consultant ayant obtenu la note technique et financière combinée la plus élevée sera invité à négocier un Contrat.

15) Négociations des Propositions et attribution du Contrat
Les négociations auront lieu avec le Consultant ou un représentant du Consultant (qui doit disposer d’un pouvoir écrit, l’autorisant à négocier et signer le Contrat pour le compte du Consultant).
Les négociations se tiendront le 25 février 2026 par visioconférence via la plateforme TEAMS.
Le Client établit un procès-verbal de négociation qui est signé par le Client et le représentant autorisé du Consultant. Les négociations porteront sur:
- La disponibilité du personnel clé
Le Consultant invité à négocier doit confirmer la disponibilité du personnel clé indiqué dans sa Proposition préalablement au début des négociations. Si le Consultant ne confirme pas la disponibilité du personnel clé, le Client pourra rejeter la Proposition du Consultant et entreprendre de négocier un Contrat avec le Consultant suivant dans le classement des Propositions.
Nonobstant ce qui précède, le remplacement de personnel clé lors des négociations pourra être envisagé seulement dans des circonstances en dehors du contrôle du Consultant et imprévisibles par ce dernier, y compris en cas de décès ou d’empêchement pour motif médical. Dans un tel cas, le Consultant doit proposer un personnel de remplacement dans le délai indiqué dans la lettre l’invitant à négocier le Contrat, présentant des qualifications et une expérience similaire ou supérieure à celles du Personnel initial.
- Négociations techniques
Les négociations peuvent comporter une discussion de la méthodologie proposée, des prestations à la charge du Client, des conditions particulières du Contrat, et de la finalisation de la "Description des services", qui fait partie du Contrat. Ces discussions ne devront pas modifier de manière significative les conditions du Contrat, et ne pourront en aucun cas affecter le classement des Propositions.
- Négociations financières
Les négociations financières viseront à clarifier les obligations fiscales du Consultant dans le pays du Client et leur prise en compte dans le Contrat. Les prix unitaires ne pourront pas être négociés.
Les négociations doivent s’achever par l'approbation du projet de Contrat par le Client et le Consultant.
Si les négociations échouent, le Client informe le Consultant par écrit, des aspects non résolus et motifs de différend et fournit au Consultant une ultime possibilité de répondre. Si le désaccord persiste, le Client met fin aux négociations, informe le Consultant de tous les motifs ayant entraîné cette décision. Le Client invitera le Consultant suivant dans le classement des Propositions à négocier un Contrat. Les négociations avec le premier Consultant ne pourront être reprises dès lors que les négociations avec le Consultant suivant seront engagées.
Le Client se réserve le droit d’annuler la procédure de Demande de Propositions et de rejeter toutes les Propositions à tout moment avant l’attribution du Contrat, sans encourir de ce fait une responsabilité quelconque vis-à-vis des Consultants.
Veuillez avoir l’obligeance de nous faire savoir, dès réception de la présente Lettre d’Instructions :
a) Que vous avez reçu la présente Demande de Propositions ; et
b) Si vous avez l’intention de soumettre une proposition et, si tel n’est pas le cas, les raisons vous ayant conduits à prendre cette décision.

Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’assurance de notre considération distinguée.